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El inventario en la farmacia, ¿por qué es importante hacerlo?

Como consultor del servicio de Asesoramiento de Gestión de Audifarma tengo contacto con multitud de farmacias de todo tipo y tamaño, y puedo afirmar que generalmente aquellas farmacias que mejores resultados económicos consiguen hacen un inventario de todo el género de la farmacia una vez cada uno o dos años. Y también es justo decir que la mayoría de las farmacias que comienzan a ser clientes del Asesoramiento de Gestión, nunca o casi nunca han realizado un inventario en la farmacia.

Creo que lo primero de todo de este artículo debe ser dejar claro qué es hacer un inventario en nuestra farmacia. Hacer un inventario en nuestra farmacia consiste en una comprobación manual de que las cantidades físicas y reales en stock de cada producto de nuestra farmacia coinciden con las cantidades de cada producto registradas en nuestro programa informático de gestión (Farmatic, etc). Obviamente hablamos de un trabajo minucioso y pesado, pero ¿es realmente necesario hacer un trabajo de tal magnitud cada año o dos años?

Pongámonos en precedentes primero, es decir ¿cómo se trastoca mi stock? Bueno, la farmacia es un establecimiento que maneja un stock grande, de alrededor de 10.000 referencias distintas, cada una con su distinta cantidad de unidades. No conozco otro negocio de dimensiones físicas similares a una farmacia que trabaje con tanta cantidad y variedad de género. Y además la farmacia recibe stock todos los días y varias veces al día, por lo que su stock está vivo y en constante variación, con entradas y salidas de productos en todo momento.

El proceso de recepción de los productos es una de las tareas más comunes en el día a día del personal de la farmacia. Durante el proceso de recepcionar pedidos se llevan a cabo varias tareas, por ejemplo: se tiene que abrir la mercancía; dejar constancia en el software informático de gestión qué y cuántos productos se han recibido; reflejar las condiciones de compra y PVP en el programa; comprobar que las cantidades del albarán coinciden con las recibidas y con las indicadas en el programa; archivar albaranes y facturas; colocar el producto en su lugar de la farmacia; etc. Y tengamos en cuenta que mientras el empleado hace cualquiera de estas tareas propias de la recepción, podría ser requerido en cualquier momento para salir al mostrador a atender, o quizá algún compañero necesite su ayuda en otra labor… etc, etc.

A donde quiero llegar es que en el proceso de recepción de mercancía es muy fácil cometer errores. Y sobre todo es muy humano cometerlos cuando se manejan tales cantidades de stock. Es por ello que es prácticamente seguro que tarde o temprano no van a cuadrar las cantidades de stock físicas y reales y las que refleja nuestro programa informático de gestión.

Bien, ahora que hemos hablado sobre lo fácil que resulta que no coincidan las cantidades físicas y reales de nuestro stock respecto a las que nuestro software de gestión indica, ¿qué ventajas tiene hacer un inventario? las ventajas son muchas y todas tienen importancia, no sólo en lo que al ahorro en los costes de compras y stock se refiere, también tiene importancia en las ventas. Veamos algunas ventajas:
 

• Saber con seguridad que las cantidades de stock indicadas por nuestro software de gestión son las reales nos permitirá extraer información fiel a la realidad para analizar y tomar decisiones con menor incertidumbre.

• Una ventaja muy importante de realizar un inventario es que podremos identificar el stock sobrante de la farmacia. Como stock sobrante me refiero a aquel stock que no hemos vendido en meses (¡o años!), y que no debemos comprar de nuevo o comprar en menor cantidad, y procurar dar salida en forma de ventas.

• Nos permitirá identificar productos que están cerca de caducar o han caducado.

El personal profundizará en su conocimiento del género de la farmacia. Esto supone muchas ventajas en su día a día, por ejemplo, cuando un cliente les pregunte por un producto sabrán decirles con más conocimiento si lo tienen o lo han tenido, y sabrán dónde ir a buscarlo más rápido. También tardarán menos en almacenar y en reponer los productos, y se familiarizarán con las cantidades de los productos para poder recomendar sobre futuros pedidos al encargado de las compras.

• Nos aportará mayor información a la hora de negociar con proveedores.

• Podremos ordenadar y limpiar la sala de ventas y el almacén, ya que se revisarán productos que están en zonas que nuestros empleados acuden poco, quizá porque contengan productos de baja rotación.

• Tendremos la oportunidad de actualizar y ampliar información de los productos en su ficha en el software informático de gestión. Información como la fecha de caducidad, la ubicación del producto, la familia, etc.

• Nos permitirá ahorrar, porque cuando realicemos un inventario nos daremos cuenta del dinero en stock sobre el que no teníamos control, y que hemos podido perder. Por lo que nos hará ser más cuidadosos en su control y en las tareas de recepción del género.

• Una razón diferente a las anteriores por la cual es importante realizar un inventario, es para evitar posibles problemas ante una hipotética inspección de Hacienda en nuestra farmacia. Y es que, aunque cumplamos estrictamente con nuestras obligaciones fiscales, podemos tener problemas a la hora de demostrar que el stock que refleja nuestro sistema informático contiene errores derivados de no haber realizado un inventario del género de la farmacia.


El inventario puede realizarse de dos modos. Bien realizar un inventario completo durante uno o dos días, con todo el personal de la farmacia a puerta cerrada comprobando el stock. O podemos realizar el inventario poco a poco y sistemáticamente, es decir, comprobando el stock de una cantidad reducida de productos (20,30,40…) cada día por cada empleado. De este modo se introduce el desarrollo del inventario dentro de la rutina diaria de las tareas de la farmacia.

Algunos software informáticos de gestión cuentan con herramientas destinadas a automatizar, organizar y controlar un inventario. Por ejemplo, Farmatic cuenta con una herramienta que permite organizar el inventario entre los empleados, programando el control en varios días, recordando al vendedor cuándo tiene que hacer el inventario, y permitiendo al titular controlar el trabajo realizado por los empleados durante el inventario.

Si en su farmacia no ha hecho nunca un inventario, puedo decir por experiencia, que el personal de su farmacia se acostumbrará a que periódicamente se realice un inventario, o a que esté en su rutina diaria. Todas las tiendas de marcas conocidas, por ejemplo de ropa, ejecutan con sus empleados periódicamente un inventario, ya que lo ven como necesario. Con las farmacias ocurre lo mismo, cuando han realizado un inventario una o varias veces, acaban viendo necesario realizar un inventario cada año o dos años, tras experimentar sus ventajas.

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