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Errores al comprar un Software Punto de Venta y ERP

Aquí están enumerados los 10 errores más comunes que cometen los comerciantes al comprar Software de Punto de Venta. Esta información le ayudará a evitarse problemas.

Error #1: Se preocupan demasiado por el precio
Error #2: No se invierte el tiempo suficiente evaluando la compañía
Error #3: Comprar “Software de Punto de Venta Genérico”
Error #4: No investigar lo suficiente
Error #5: No reciben el correcto tipo de entrenamiento
Error #6: Sentirse inseguro porque no conoce mucho sobre tecnicismos
Error #7: Pasar la responsabilidad a otros
Error #8: No obtener una demostración del representante de ventas
Error #9: Comprar hardware primero
Error #10: No planean para el futuro
Acerca del Autor Jeff Haefner

Error#1: Se preocupan demasiado por el precio
El error más grande es no querer gastar dinero en un buen sistema, y escoger la opción “barata”. Todos hemos escuchado el dicho “you get what you pay for” Esto aplica en software también!
Realmente hay pocos buenos software que puedan comprarse por menos de $1000, y generalmente tienen capacidades limitadas. Adicionalmente, algunos de los software baratos tienden a tener problemas de calidad (pulgas) soporte pobre y capacitación limitada.
Si usted no es cuidadoso más bien tendrá un desorden en sus manos. Una cosa más…
El precio no importa!
Probablemente usted piense que estoy loco, pero déjeme explicarle respondiendo a una pregunta. Gastaría usted $10,000 si supiera que con eso generaría $100,000 como retorno de la inversión? Espero que si.
NO importa tanto cuando vaya a invertir. Lo más importante es encontrar software que le vaya a dar el más alto retorno de la inversión.
Si el software requiere mucha inversión, entonces paguelo o hágalo por medio de leasing y así pagará de forma mensual y obtendrá los beneficios de inmediato.

Error#2: No se invierte el tiempo suficiente evaluando la compañía
Esto es extremadamente importante!
Antes de escoger un sistema, usted tiene que evaluar la compañía. Es muy importante encontrar una compañía que esté establecida por varios años, y que tenga excelente servicio.
Hay miles de empresas que venden software de Punto de venta, y docenas que desaparecen cada año. Es importante encontrar una empresa que tenga una sólida base de clientes.
Cuando usted compra un POS software, está comprando relaciones, no solo un producto, esto porque usted va a estar en contacto continuo con la empresa ya sea para nuevas versiones del software, soporte, entrenamiento, hardware y consultoría.
El nivel de soporte que ofrece una compañía puede ser la diferencia entre una buena o una mala experiencia. No hay nada más frustrante que implementar un software y tener problemas que la compañía no te pueda resolver.
CUIDADO! No tome este tema de forma liviana! Me sentiría culpable, si no expreso cuan importante es escoger a una buena compañía. Déjeme hacerle algunas preguntas que le ayudarán a entender porqué la compañía es tan importante …
Que pasaría si la compañía deja de existir?
Que pasaría si la compañía no te da nuevas versiones de software cuando usted las necesite?
Que pasaría si toma 6 días obtener soporte técnico?
Que pasaría si el software tiene una pulga y no la arreglan?
Que pasaría si ellos no le dan el entrenamiento suficiente? Y como resultado, sus reportes de ventas están mostrando resultados equivocados!
Que pasaría si usted no puede imprimir algo y toma 12 horas , obtener ayuda de soporte técnico?
Créame; no es nada divertido trabajar con una empresa de software que no tiene buen servicio.

Error#3: Comprar “Software de Punto de Venta Genérico”
Espero que usted aprenda también lo importante que es buscar un software que esté hecho a la medida de su industria.
Cada comerciante tiene diferentes necesidades: una “boutique” necesita algo completamente diferente a lo que necesita una “tienda de regalos”.
El problema es que varias compañías de software de punto de venta tratan de trabajar para la mayoría de los negocios. Ellos probablemente tengan razón, el software va a funcionar, pero, va a gastar tiempo y dinero generando nuevas características para adaptarlo a sus particularidades.
Voy a contarle una historia que explica porqué usted necesita software diseñado especialmente para su industria. Creo que se asombrará…
Yo estaba trabajando con un comerciante en New York. El vendía artículos de nieve, motocicletas, ropa, accesorios, y repuestos.
También daba servicio completo para las motocicletas y para los artículos de nieve. En ese momento el obtenía alrededor de $1 millón en ventas al año. Usaban un buen software de punto de venta; era lo que yo llamo un “software de punto de venta genérico”. Es decir un software que fue creado para ajustarse a una variedad de comerciantes.
El software genérico definitivamente les ayudaba. Por ejemplo, automáticamente calculaba el impuesto (eso les ahorraba 4 horas por semana cada mes), también podían generar reportes de inventario que ayudaba a identificar los productos sin rotación (este comerciante en particular tenía un inventario grandísimo de repuestos), podían ver compras pasadas, automáticamente imprimir estados y reportes importantes financieros, además el software era muy fácil de usar. Esto parecía ser una buena compra de software para su negocio.
Aquí está la parte sorprendente! Les ayudé a analizar un nuevo software de punto de venta que había sido diseñado especialmente para la venta de vehículos para deporte como lo son artículos de nieve, motocicletas, etc. Encontramos algunas diferencias importantes que drásticamente podían afectar la eficiencia y las ganancias de su empresa! De hecho, el nuevo software le ahorró 4 horas al día, mejoró el servicio al cliente, y aumentó las ganancias a $50,000 en un año!!! Aquí un resumen de las diferencias encontradas:
La actualización de los precios les permitía automáticamente actualizar los códigos y precios de los proveedores como Arctic Cat, Yamaha, Parts Unlimited, y otros (ahorraron 1 hora cada día)
Los ajustes de precios y la visualización en pantalla les permitía obtener mejores márgenes en las ventas de repuestos. (Incrementó ganancias por $12,000 al año)
La integración con un catálogo electrónico de repuestos les ahorró 2-3 minutos cada vez que se tenía que buscar un código para el cliente. (50 ventas x 2 minutos = 100 minutos al día)
Trabajo integrado de seguimiento de órdenes y administración de compras, les ahorró 45 minutos cada día, y ayudó a mejorar la eficiencia. (6 horas x $50 x 52 semanas= $15,600 en ganancias)
Esos son algunos de los resultados asombrosos que han obtenido con su nuevo software especializado.
Mantenga en mente que cada comercio es diferente, y un software genérico podría funcionar bien para usted; de hecho algunas veces hasta a un bajo precio, los sistemas genéricos son la mejor opción para un negocio realmente pequeño. Pero 75% de los negocios de retail se verá drásticamente beneficiado por un sistema especialmente diseñado para la industria.


Error#4: No investigar lo suficiente
Analizar y seleccionar un software de punto de venta requiere esfuerzo y toma tiempo. Desafortunadamente, el promedio de los empresarios no tiene el “expertise en informática” o tiempo suficiente para investigar.
Normalmente escogen lo más seguro, lo más fácil, lo más cómodo. Aquí una fórmula típica de evaluación que he visto que los empresarios aplican:
Pregunta a un amigo qué software usa
Ver en el website
Hacer Download de una demo del producto
Pedir un precio
Conocer un poco otras compañías
Comprar software accesible económicamente que también usan sus amigos
Suena familiar?
Si usted sigue una ruta similar, va a perder mucho potencial en dinero. De hecho….. ni siquiera va a saber que tanto está perdiendo; o peor aún, la implementación y la eficiencia del software pueden resultar un desastre porque no investigó lo suficiente y luego va a tener que reemplazarlo. Eso si es costoso!!!!
Usted puede hacerlo mucho mejor. Solo necesita la formula correcta: tomarse el tiempo y poner más seriedad en el tema.

Error#5: No reciben el correcto tipo de entrenamiento
“Un Buen Entrenamiento” es muy importante.
A menudo, hablo con los comerciantes que usan software de punto de venta, y creen que están usando el software de forma efectiva. Bueno… la mayoría de esos comerciantes están cometiendo importantes errores.
Desafortunadamente, el software de punto de venta no corre por el mismo y no es suficientemente beneficioso a menos que se use apropiadamente.
De hecho, la mayoría de software de punto de venta que tienen todo el proceso automatizado (desde compras hasta el servicio ala cliente) pueden ser bastante complejos y tener muchas funcionalidades que nunca se usan. Para que usted y sus empleados usen de forma efectiva el sistema, necesita un buen entrenamiento.
Preferiblemente un entrenamiento de uno en uno.
Hay muchos métodos nuevos de entrenamiento (por teléfono, por Internet por ejemplo), pero definitivamente el mejor es el laboratorio “hands on” donde las personas pueden ir aplicando los ejercicios por si mismos y luego quedarse practicando para posteriormente aclarar dudas. Los otros métodos al final le van a costar más, porque lo que no aprendieron en el momento lo van a necesitar después y le cobrará horas extra de consultoría, además de que le costará que uno de sus empleados esté haciendo algo de forma equivocada.
Por cierto, es importante también que reciba el entrenamiento de alguien que tenga la experiencia y conozca de su industria. Otro método usado es el CD-ROM. Es usualmente una forma de autoentrenarse. Estos métodos pueden ser efectivos para iniciar rápido, pero no los recomiendo para el entrenamiento de arranque.
Los que han aplicado esa forma de entrenamiento obtienen malos resultados. En otros casos están contentos con el software pero no lo están usando como se podría.
Por otro lado este tipo de entrenamiento si deben estar disponibles, ya que es una forma sencilla de enseñar a nuevos empleados. Lo mejor es el entrenamiento “Hands on”, es el más efectivo.


Error#6: Sentirse inseguro porque no conoce mucho sobre tecnicismos
Los vendedores listan un sin fin de características técnicas que parecen ser impresionantes “Nuestro software está desarrollado en .NET en un esquema de “n” capas!. Está integrado con el correo electrónico, corre en SQL Server, tiene capacidades completas para el e-commerce, incluye, Contabilidad, Conciliación Bancarias etc, etc, etc…”
Algunas de estas características son buenas, pero no hacen la diferencia en el éxito de su negocio.
Usted necesita ser completamente objetivo sobre su decisión y no asustarse por las cosas que no entiende. Es muy simple: Lo único que tiene que pensar es: el software es seguro, fácil de usar, hará mejoras considerables en la operación de mi negocio?
Algunos vendedores le venderán en un lenguaje de programación o la tecnología que ellos utilizan. No sea engañado. Ellos tratan de diferenciar su producto. A menos que, usted sea un programador de informática, no se preocupe por el lenguaje de programación.
Cerciórese sobre lo que es fácil de utilizar, seguro, probado, y se actualizará continuamente para trabajar en el futuro. Otros términos técnicos que usted oirá son. RED, de 32 bits, DOS o UNIX. Otra vez, a menos que usted tenga su grado en la informática, no se preocupa por este material. Usted necesita tomar una decisión y el marketing exagera fuera de su decisión. ¿Usted necesita retroceder, y objetivamente hacerse la pregunta… cuánto beneficia esta característica realmente mi negocio? Usted debe preguntar 5 preguntas acerca del software que evalúa:
El software es seguro?
Es probado?
Es fácil de utilizar?
Me dará el rendimiento más alto de la inversión?
La compañía de software continuará sostener y actualizar el producto? El software que calza con esos criterios a menudo utiliza la última tecnología.


Error#7: Pasar la responsabilidad a otros
Demasiados dueños dan la responsabilidad de escoger un sistema del punto de ventas a un empleado o un consultor de informática que no está familiarizado con su industria. ¡Esto es un error inmenso! La alta gerencia y otro personal clave se deben implicar en la selección y en el proceso de implementación.
Nunca confíe únicamente en una recomendación de un consultor de entrada. ¡La persona que evalúa el software debe tener el conocimiento exhaustivo acerca de su negocio!
¡El software del punto de ventas es demasiado importante para pasarle el proceso de evaluación a otra persona! Veo a dueños y directores cometiendo este error todo el tiempo. ¡No haga lo mismo!


Error#8: No obtener una demostración del representante de ventas
Es cierto! Demasiados detallistas descargan la demo del software de una página WEB o bien la solicitan a la empresa vendedora, de esta manera “supuestamente” analizan con detalle. El problema es que nunca solicitan una presentación formal y exhaustiva de un experto.
Vendí sistemas de punto de ventas durante varios años. ¡Y en cada demostración que dí, el cliente aprendió muchas cosas que cambiaron drásticamente su pensamiento he incluso procesos operativos en su negocio! Mostré características y beneficios que ellos nunca se habrían inmaginado.
A veces no nos gusta tratar con vendedores. Pero no haga nunca una evaluación solo. ¡Utilice a la persona de ventas y haga preguntas!


Error#9: Comprar hardware primero
Muchas veces he oído que un detallista dice, “acabo de comprar las computadoras y las impresoras nuevas, ya tengo todo así que ahora necesito encontrar software de punto de ventas.”
¡Estos detallistas podrían haber ahorrado mucho tiempo y dinero escogiendo software de punto de ventas primero! ¿Por qué? Su software del punto de ventas tendrá requisitos de hardware y sistema operativo. Por ejemplo, la mayoría de los software requerirán una cierta versión de Windows, Unix o Linux. Además, cada programa puede que sólo funcionen con ciertos tipos de impresoras, escáneres, cajones de dinero y lectoras de tarjetas.
Si usted instala su hardware primero, limitará sus elecciones de software de punto de ventas.
El software de POS que usted escoge tendrá un impacto inmenso en la eficiencia de su negocio!
Usted puede evitar la frustración y ahorrar dinero si escoge el software del punto de ventas primero, así podrá preguntar a la compañía de software acerca de su hardware y sistemas operativos recomendados.


Error#10: No planean para el futuro
A veces las personas se olvidan de pensar acerca del crecimiento futuro.
¿Anticipa usted el crecimiento? Si usted piensa que su negocio crecerá, se cerciorará que el software trabajará para negocios más grandes, y posiblemente ambientes de multi-tienda. Preguntele al proveedor acerca de la escalabilidad de la solución.
¿Tienen muchos clientes que son más grandes que usted? ¿Manejan los datos de la multi-tienda que comparten?
Esta es otra razón de hacer sus deberes ahora. (Cambiar sistemas pueden ser costoso.)


Escrito por: Jeff Haefner
LIBRO: THE POINT OF SALE SOFTWARE BUYERS GUIDE

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